Als Unternehmer steht man immer wieder vor der Aufgabe die eigenen Mitarbeiter zu motivieren. Psychologisch gesehen geht das gar nicht anders. Untersuchungen zeigen, dass Arbeitnehmer nicht automatisch dadurch glücklich werden, dass sie am Monatsende ihr Gehalt bekommen. Stattdessen erwarten sie Anerkennung für den Beitrag, den sie zum Wohle des Arbeitgebers leisten. Zudem möchten sie einen Sinn in ihren Aufgaben empfinden und in einem Umfeld arbeiten, das von Vertrauen geprägt ist.
Anerkennung seitens der Arbeitgeber lässt sich damit ausdrücken, dass gute Leistungen belohnt werden. Hin und wieder eine Prämie, ein Gutschein oder ein kleines Geschenk, diese Dinge wirken. Mitarbeiter freuen sich darüber. Allerdings lässt sich dieses Mittel nicht so ohne Weiteres einsetzen. Denn Geschenke an Mitarbeiter gelten nach dem Einkommenssteuergesetz (EStG) als Einkünfte. Auch wenn es sich nicht um bares Geld handelt, sondern um Sachbezug. Also um Sachzuwendungen, wie zum Beispiel eine teure Uhr oder Schmuck, Benzin, Essen, Getränke usw.
Wir haben uns angeschaut, unter welchen Umständen Geschenke für Mitarbeiter möglichst unproblematisch und steuerfrei vergeben werden können.
Sachzuwenden und Geschenke an Arbeitnehmer – worauf achten?
Das EStG empfinden viele Bürger als Schikane. Dennoch ist das Prinzip relativ klar formuliert: Der Staat möchte Vermögensvermehrung besteuern. Ob Sachzuwendungen, Gutscheine oder Geldgeschenke, sie alle sind Einkommen. Durch sie entsteht dem Beschenkten ein sogenannter geldwerter Vorteil. Er unterliegt damit der Steuer. Wäre das nicht der Fall, würden sämtliche Arbeitgeber wohl dazu übergehen ihre Mitarbeiter in Naturalien zu bezahlen: Goldbarren, Gutscheine, Lebensmittel und ähnliches. Klare Sache, dass das so nicht geht.
Des Weiteren dient das Gehalt der Arbeitnehmer als Bemessungsgrundlage für die Krankenversicherung und die Rentenkasse. Zahlungen in diese Richtung durch Geschenke zu umgehen ist gesellschaftlich ebenfalls nicht wünschenswert.
Dennoch ist es so, dass es gewisse Möglichkeiten gibt Sachzuwendungen ohne Steuer zu vergeben. Um Bürokratie bei kleinen Beträgen zu vermeiden, hat der Gesetzgeber Freigrenzen im EStG eingeführt.
Monatliche Freigrenze von 44€
Falls noch anderweitig keine Zuwendungen erfolgten, dürfen Arbeitgeber aktuell (10/2020) jeden Monat Sachzuwendungen in Höhe von 44€ tätigen. Im Jahr werden daraus 528€. Eine nicht unerhebliche Freigrenze, die ohne Lohnsteuer nutzbar ist.
Des Weiteren kann der Arbeitgeber diese Zahlungen steuerlich geltend machen, indem sie als Betriebsausgaben angesetzt werden. Übersteigen die monatlichen Sachbezüge diesen Betrag, dürfen sie nicht mehr abgezogen werden. Zudem müsste der Angestellte die Einnahmen dann gemäß EStG versteuern.
60€ – steuerfreie Sachbezüge bei persönlichen Anlässen
Eine weitere Option, um steuerfrei Geschenke zu vergeben, sind persönliche Anlässe. Hierfür gibt es bestimmte Ereignisse, die der Gesetzgeber als solche anerkannt hat. Für derartige Fälle gewährt das Regelwerk bis zu 60€ pro Ereignis und pro Monat. Voraussetzung ist, dass das Ereignis tatsächlich rein persönlich ist. Darunter fallen zum Beispiel: Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Jubiläum in der Firma, Beförderung oder Verabschiedung. Ostern oder Weihnachten – sie gelten nicht als persönlicher Anlass, sondern als allgemeine Feiertage. Zudem dürfen die Termine nicht in den gleichen Monat fallen.
Seitens der Arbeitnehmer müssen diese Beträge nicht versteuert werden. Das Unternehmen wiederum kann sie als Ausgaben geltend machen, so dass sie die eigene Steuerlast verringern.
Geburtstag hat jeder Mensch, so dass sich auf jeden Fall 60€ pro Jahr verschenken lassen. In manchen Jahren sogar noch einiges mehr.
Fazit
Sachbezüge sind eine Möglichkeit, um den eigenen Mitarbeitern mindestens 588€ jährlich steuerfrei zukommen zu lassen. Somit sind sie ein optimales Mittel, um sich für gute Leistungen zu bedanken.
