Veranstaltungen sollen ihren Besuchern in aller Regel eine unbeschwerte Zeit bieten – ganz gleich, ob es sich um Konzerte, das Sommerfest eines Vereins, Hochzeiten, Messen, Sportevents oder die Tagung einer Interessengruppe ist. Doch was ist, wenn etwas Unvorhergesehenes wie ein Unfall mit Personenschaden oder ein technischer Defekt an der angemieteten Tonanlage in der Eventlocation Essen, Köln oder Dortmund eintritt? Sie als Veranstalter können von Besuchern und Zulieferern in die Haftung genommen werden, die Sie möglicherweise in finanzielle Schwierigkeiten bringen. Zu einer durchdachten Veranstaltungsplanung und -durchführung lassen sich solche Risiken deutlich mindern. Und im Fall der Fälle hilft ein passender Versicherungsschutz für Veranstaltungen.
Identifizierung von Veranstaltungsrisiken
Bei der Durchführung einer Veranstaltung sind meistens viele Menschen und Organisationen involviert. Auch bei gewissenhafter Arbeitsweise aller Beteiligten können Risiken für Sach- und Personenschäden sowie den daraus ergebenden Vermögensschäden nie ganz ausgeschlossen werden. Im Schadensfall am Veranstaltungsort haften letztendlich Sie als Veranstalter.
Schadenspotenzial kann in vielerlei Hinsicht bestehen, und neben dem Unfallrisiko bestehen viele weitere unabsehbare Kostenrisiken. Man denke z. B. an ein bereitgestelltes Buffet während eines Kongresses im Hochsommer. Durch langanhaltende Wärmeeinwirkung verderben die Speisen und viele Teilnehmer müssen aufgrund einer Salmonellenvergiftung in stationäre Behandlung. Hier wird der Veranstalter für die Arztkosten sowie die Einkommensverluste der Erkrankten in die Haftung genommen.
Konzerte und Sportevents
Während eines Open-Air-Konzertes stolpert ein Besucher unglücklich über ein nachlässig am Boden verlegtes Kabel und erleidet dadurch einen Armbruch, Prellungen und eine Gehirnerschütterung. Hier wird der Besucher berechtigte Schadensersatzansprüche an Sie als Veranstalter stellen.
Auch Sportveranstaltungen bergen viele Schadensmöglichkeiten, die durchaus nicht nur auf Sportunfälle begrenzt sein können. Denken Sie einmal mehr an eine Sommerveranstaltung: Bei einem Langlauf werden nicht genügend Trinkmöglichkeiten bereitgestellt. Ein teilnehmender Läufer erleidet infolge einer Dehydrierung einen Hitzeschock. Auch hier sind Schadensersatzansprüche die mögliche Folge.
Versicherungsmöglichkeiten für Veranstaltungen
Aus den vorausgegangenen Schadensbeschreibungen ergibt sich beinahe zwangsläufig: Für Veranstaltungen aller Art ist eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung ein absolutes Muss. Selbst bei kleineren Veranstaltungen reicht die private Haftpflichtversicherung des Veranstalters aufgrund des hohen Risikos keineswegs aus und wird im Schadensfall auch nicht für Schäden eintreten.
Eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung sichert nicht nur die Veranstaltung selbst, sondern auch alle damit einhergehenden Handlungen und Aktivitäten ab. Hier sind u. a. Schäden an Eigentum und Personen zu nennen, die während des Auf- und Abbaus entstehen können (der Bau einer Bühnenlichtanlage mit Gerüsten bietet ein hohes Unfallrisiko). Des Weiteren sind Mietsachschäden versichert, die durch Feuer und Wasser entstehen können. Beispiel: ein angemieteter Saal für eine Silvesterfeier, der durch unsachgemäß gehandhabtes Feuerwerk Schaden nimmt.
Auch Umweltschäden sind ein nicht zu vernachlässigender Punkt des Risikomanagements. Ein undichter Ölbehälter eines Stromgenerators kann das Grundwasser eines ganzen Stadtteils verunreinigen, die dadurch eintretenden Schadensersatzforderungen und die fachgerechte Reinigung des Öl-Unfallortes wird die finanziellen Möglichkeiten eines Privatmannes mit Sicherheit weit übersteigen.
Und nicht zuletzt tritt eine Veranstalterhaftpflichtversicherung auch für die Abwehr von ungerechtfertigten Schadensersatzansprüchen ein. Hier werden die Kosten für Rechtsanwälte und Gerichtsverfahren übernommen.
Wichtig: Die Veranstaltunghaftpflichtversicherung tritt nicht bei Schäden ein, die durch Besucher herbeigeführt wurden! Hier wird der Verursacher bzw. seine Haftpflichtversicherung in die Haftung genommen.
Vor Unvorgesehenem schützen
Eine Veranstaltungsausfallversicherung tritt, wie der Name es bereits vermuten lässt, für alle Forderungen gegen Sie ein, wenn eine Veranstaltung nicht wie geplant stattfinden kann. Bereits bei der Vorbereitung können bereits hohe Kosten entstehen: Aufbau von Bühnentechnik, Planung der Logistik, Anreisekosten, vorab geleistete Mietzahlungen, Gagen und Honorare für Künstler, Referenten usw. Wenn dann die Veranstaltung nicht stattfinden kann, bleiben Sie als Veranstalter auf allen entstandenen Kosten sitzen. Allerdings soll nicht verschwiegen werden, dass eine Veranstaltungsausfallversicherung nicht bei Kosten für Vertragsstrafen, vorsätzlich herbeigeführte Schäden oder innere Unruhen eintritt.
Ausstattung versichern
Wenn Sie eine Veranstaltung versichern müssen, gehören auch Sachversicherungen dazu. Eine Equipment- und Technikversicherung ist immer dann angeraten, wenn wertvolles Equipment und Technik bei der Veranstaltung zum Einsatz kommen, was fast immer der Fall ist. Auch hier haften Sie für Schäden oder Verluste, etwa durch Diebstahl. Für Schäden dieser Art müssen Sie als Veranstalter für angemietete Licht-, Ton- und Videotechnik gegenüber dem Eigentümer einstehen. Weitere Risikofaktoren sind Vandalismus und Naturkatastrophen, etwa wenn bei einem Open-Air-Konzert die gesamte Technik durch Unwetter unbrauchbar wird.
Planung und Vorbereitung für eine Veranstaltungsversicherung
Als versicherte Standardsumme bei Veranstalterhaftpflichtversicherungen legen viele Versicherer eine Schadenssumme von 3 Millionen Euro fest. Die Versicherungsdeckung sollte jedoch individuell festgelegt werden. Das Sommerfest einer Dorfgemeinschaft oder eine Hochzeitsfeier werden bei der Bewertung eines Risikoprofils nicht so hoch bewertet wie etwa ein Rockkonzert, eine Sportveranstaltung oder eine öffentliche Techno-Rave-Party.
Neben Ort, Zeit und Logistik und weiteren Punkten bei der Planung der Veranstaltung sollte frühzeitig auch die Event-Versicherung eine wichtige Rolle spielen. Hier gilt es, ein geeignetes Versicherungsunternehmen und den passenden Versicherungsschutz zu finden. Letztendlich ist die Versicherung einer Veranstaltung ein nicht zu vernachlässigender Kostenfaktor, der in dem zur Verfügung stehenden Etat einkalkuliert werden sollte.
Für die Einschätzung des Risikoprofils der Veranstaltung will die Versicherung Ort, Zeitraum und natürlich die zu erwartende Personenzahl wissen. Besonderheiten des Events sind ebenso zu berücksichtigen, etwa der Einsatz von Fahrgeschäften oder Pyrotechnik. Wird eine größere Anzahl von externen Dienstleistern in die Veranstaltung einbezogen, die im Schadensfall mögliche Ersatzleistungen fordern können, ist der Punkt erreicht, an dem die Beratung durch einen unabhängigen Versicherungsfachmann sinnvoll ist. Dieser kann ein individuelles, auf das Event passend zugeschnittenes Versicherungs-Gesamtpaket erstellen und somit den bestmöglichen Versicherungsschutz gewährleisten.
Risikomanagement für Events
Sie als Veranstalter haben es selbst in der Hand, alle nur erdenklichen Risiken auf ein Mindestmaß zu minimieren. Bei Veranstaltungen, bei denen mehr als 5.000 Besucher erwartet werden, ist ein zu erstellendes Sicherheitskonzept bereits von Gesetzes wegen vorgeschrieben. Aber auch bei einer kleineren Gästezahl sollten eine vorbereitende Vorsorge für Not- und Gefahrenfälle selbstverständlich sein. Übrigens: Als Veranstalter haben Sie keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit von Polizei, Rettungsdiensten und Feuerwehr. Daher sollten Sie auch den Einsatz von privaten Sanitäts- und Sicherheitsdiensten in Betracht ziehen. Es kann aber nicht schaden, vorab Abstimmungstermine mit Feuerwehr und Polizei wahrzunehmen. Hier sind die örtlichen Leitstellen die jeweiligen Ansprechpartner.
Weitere Risikominimierungs-Maßnahmen sind die Vertragsaushandlungen mit Dienstleistern und Lieferanten. Hier können mögliche Haftungsausschlüsse vereinbart werden. Dies muss nicht zwangsläufig zum Nachteil von externen Dienstleistern geraten, da diese meist selbst über eigene Ausfallversicherungen verfügen.
Als Veranstalter sollten Sie Ihre Mitarbeiter auf Eignung in Sachen Sicherheit überprüfen und gegebenenfalls wenigstens eine Teilverantwortung an professionelle Sicherheits- und Sanitätsdienste abgeben. Diese Dienstleister können u. a. bei der Erstellung eines Sicherheitskonzeptes, bei der durchführenden Leitung der Veranstaltung sowie bei der Genehmigungsplanung unterstützend mitwirken.
Fazit
Eine Veranstaltung versichern – das ist kein übertriebener Luxus, sondern ein absolutes Must-have. Selbst bei kleineren Vereinsveranstaltungen oder einer Hochzeitsfeier sind vielerlei Schäden möglich, die man im Vorfeld nicht “auf dem Schirm” hat. Allerdings ist der deutsche Markt an Versicherern, die Event-Versicherungen anbieten, relativ überschaubar. Hierzulande haben sich insbesondere Versicherungsmakler auf diesem Gebiet spezialisiert. Europaweit ist der Markt an Veranstaltungsversicherungen wesentlich breiter gefächert. Um hier den Überblick zu behalten, ist ein Blick in die Referenzen sinnvoll, die mit den Vorgaben der zu planenden Veranstaltung verglichen werden sollten. Letztendlich ist jede Veranstaltung anders und erfordert einen individuellen Versicherungsschutz.
