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Im papierlosen Büro zu arbeiten ist in zahlreichen Unternehmen zum obersten Ziel für die Angestellten ausgerufen worden. Das hat mehrere gute Gründe. Die Umwelt spielt eine Rolle, die Kosten für Mieten und die Schnelligkeit mit der Informationen verfügbar gemacht werden. Man geht immer mehr dazu über das Dokumentenmanagement elektronisch-digital zu bewerkstelligen und die Workflows zu automatisieren. Wir zeigen wie das geht und welche Vorteile damit verbunden sind.

Digitales Dokumentenmanagement – Kostenvorteile

Papier ist ein Rohstoff, um den herum eine riesige Logistik existiert. Zudem wird es auf Basis von Holz hergestellt. Es kostet also ordentlich Geld und führt dazu, dass Bäume abgeholzt werden Jegliche Vermeidung von Papier spart Geld. Zudem benötigt es Platz, um Ordner und Kartons zu lagern. Dafür fallen Mietkosten an.

Daten digital zu speichern kostet dagegen fast gar nichts mehr. Theoretisch könnte ein USB-Stick ausreichen um, die Archivierung aller wichtigen Geschäftsunterlagen eines KMU sicherzustellen. Neben dem Papier an sich, bergen auch Drucker und Kopierer riesige Einsparpotenzial. Tinte, Ersatzteile, die Geräte an sich – da sammelt sich so einiges an.

Ein weiterer Grund, warum digitales Dokumentenmanagement (= DMS) die Kosten beeinflusst ist die Tatsache, dass es die Workflows auf verschiedene Arten verkürzt. Man denke nur daran, wie viel Zeit vergeht, wenn ein wichtiger Vertrag oder eine Rechnung ausfindig gemacht werden muss. Die Arbeitszeit dafür ist immens. Wer dagegen auf Digitalisierung setzt, der kann theoretisch jederzeit jeden Schnipsel und jede Information verfügbar machen und das quasi in wenigen Sekunden. Zumindest dann, wenn eine passende Software für das Dokumentenmanagement vorliegt. Erst sie lässt das papierlose Büro zum Erfolg werden.

Was ist DMS und DMS Software?

Beim DMS geht es darum, dass sämtliche Dokumente digital zu erfassen. Zum Beispiel Rechnungen, die per Scanner digital hinterlegt werden. Allerdings lässt sich ein komplexes Dokumentenmanagement damit noch nicht erreichen. Denn ein Scan macht die Inhalte nicht lesbar.

Der Vorteil einer DMS Software liegt darin, dass die Bearbeiter den Papieren in digitaler Form Attribute vergeben können, nach denen sich später suchen lässt. Bei Rechnungen sind das in der Regel Informationen wie: Datum, Kreditorennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Sachkonto usw. Hiermit wird für jede eingehende Rechnung ein Datensatz erstellt, der sich auf vielfältige Art nutzen lässt. Zum einen können die Daten verwendet werden, um automatisch ins ERP-System, wie SAP, übertragen zu werden. Zum anderen wird die Archivierung erledigt. Ab dem Moment der Bearbeitung mit Hilfe des DMS Programms, ist alles Notwendige getan, um noch Jahre Später Auswertungen darüber zu fahren, wann welche Rechnungen eingetroffen sind. Für das alltägliche Geschäft im Controlling und in der Buchhaltung ungeheuer hilfreich.

Je nach Qualität des DRM Anbieter gibt es noch weitere Chancen auf Optimierung der Geschäftsprozesse. Es gibt zum Beispiel Software-Lösungen, die nicht nur die digitale Archivierung ermöglichen, sondern den Prüfungsprozess gleich mit übernehmen. Gelangt eine Rechnung in die Buchhaltung, dann wird sie nicht dort verbucht und gleichzeitig an den Besteller geleitet, damit dieser den Eingang einer Leistung bestätigt. Dieser kann sie an die Chefs weiterleiten, damit sie die Richtigkeit prüfen und dann die Zahlung freigeben. Auf diesem Wege wird eine Art 4. 6 oder auch 8-Augen Prinzip eingeführt. In Sachen Compliance und Korruption im Einkauf nicht unbedeutend. Anstatt aber ein Dokument mit der Hauspost über Tage hin und her zu schicken, wir einfach per Klick alles in Sekunden erledigt. Hier liegt das wahre Einsparpotenzial.

Unter dem Strich betrachtet lassen sich mit DMS die Ressourcen massiv schonen. Man muss nur die Chancen richtig ausfindig machen.