Ein Telefonservice und ein virtuelles Sekretariat ist kein Luxus, sondern ein sehr wichtiges Mittel, um Interessenten und Kunden glücklich zu machen. In vielen Unternehmen, vor allem bei kleineren, wird dem Sekretariat nur wenig Beachtung geschenkt. Die Angestellten arbeiten fleißig vor sich hin und sind vor allem damit beschäftigt das Angebot an Produkten und Dienstleistungen zu optimieren. Dabei ist es ganz klar erwiesen, dass sich die Kunden heute nicht nur Qualität wünschen, sondern auch das Gefühl haben möchten eine persönliche Betreuung zu bekommen, wenn sie welche benötigen. Nichts ist daher schlimmer, als wenn ein Kunde ein Problem hat, deswegen einen Anruf tätigt und niemand geht hin. Erreichbarkeit ist ein bedeutender Wettbewerbs-Faktor.
Ein weiterer Punkt ist das Thema Subsidiarität. Die Bundesrepublik und die EU sind nach diesem Prinzip errichtet wurden. Die niedrigste Ebene, die eine Aufgabe erfüllen kann, die sollte sie auch selbst ausführen. Das ist immer die günstigste Lösung. Daher ist es von Seiten der Unternehmen wichtiger, wenn unwichtige Anrufe nicht von teuren Fachleuten beantwortet werden, sondern von jemandem, der das für weniger Geld erledigen kann. Genau hier kommt das Thema virtuelles Sekretariat und Telefonservice ins Spiel.
Keine Beeinträchtigung der Kundenzufriedenheit
Ein professioneller Telefonservice sorgt dafür, dass viele Anrufe schon in der ersten Instanz abgefangen werden können. Die Mitarbeiter im virtuellen Sekretariat bekommen eine Art FAQ-Liste und erledigen alle Anfragen, für die ihre Kenntnisse ausreichen. Das Beste ist: ein virtuelles Büro ist gar nicht teuer. Häufig werden solche Angebote über nutzungsabhängige Leistungsentgelte abgewickelt.
Anrufer wiederum merken keinen Unterschied. Sie rufen an und bekommen eine persönliche Betreuung am Telefon. So fühlen sie sich ernst genommen und respektiert. Erst, wenn die virtuelle Assistenz das Problem nicht lösen kann, wird die Anfrage eine Instanz weitergeleitet. So haben sie die Sicherheit, dass ein Unternehmen bei Problemen jederzeit erreichbar ist und dass alle daran arbeiten ihr Problem zu lösen.
Wichtig ist immer, dass ein individueller, telefonischer Service kostenfrei angeboten wird. Kaum etwas ist heute ärgerlicher in Sachen Büroservice und Hotline, wenn die Anrufer lange Zeit warten und auch noch dafür bezahlen müssen. So etwas hinterlässt immer einen sehr negativen Beigeschmack.
Vorteile eines virtuellen Sekretariat/Büro-Service Anbieters
Kunde ist König. Zufriedene Kunden gibt es nur dann, wenn ihre Wünsche angemessenen Respekt erhalten. Dazu gehört auch, dass man ihnen kompetent zur Seite steht, wann immer sie etwas brauchen.
Unternehmen haben durch ein virtuelles Office die Möglichkeit wichtige Angestellte von Arbeit zu entlasten. Die höchste Form der Effizienz ist es, wenn sich jeder um die Aufgabe kümmert, die er am besten kann. Jede Tätigkeit, die sich zu einem geringeren Preis ausführen lässt, sollte von einem Mitarbeiter übernommen werden, der in einer entsprechenden Gehaltskategorie arbeitet. Herzchirurgen sollten keine Formulare ausfüllen, wenn es die Bürohilfe auch kann. Managerinnen sollten keinen Reisen buchen, wenn es jemand direkt im Büro neben ihnen auch erledigen kann. In der Volkswirtschaft werden solche Effekte als komparative Kostenvorteile bezeichnet.
Service und Betreuung sind im Business genauso wichtig, wie die Qualität eines Produktes. Wer gute Waren liefert, aber beim Service schludert, der wird langfristig keine Chance mehr haben, um auf dem Markt zu bestehen.
