Unternehmen finanzwirtschaftlich zu steuern und die kontinuierliche Steigerung der Effizienz zu sichern sind die wohl wichtigsten Aufgaben der Geschäftsführung und im Management. Um diese Aufgabe zu erfüllen, reichen die Zahlen aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung nicht aus. Dort sind zwar viele, wichtige Größen enthalten, aber das Detailniveau ist in Summe zu niedrig. Man erfährt zwar, wie viel Umsatz gemacht wird und wie hoch die Aufwendungen sind, aber nicht wer genau im Unternehmen diese Ressourcen verbraucht und wer am allermeisten zu den Einnahmen beiträgt.
Die Lösung für dieses Problem ist der Aufbau eines Reporting-Systems. Dieses muss alle Informationen enthalten, die für die individuelle Situation der Firma entscheidend sind. Ziel eines Reporting-Systems ist es Analysen zu ermöglichen über die wichtigsten Kennzahlen. Mit ihrer Hilfe lassen sich danach genaue Vergleiche aller Unternehmensbereiche erstellen.
Welche Kennzahlen sollte ein Reporting enthalten
Ein verbessertes Berichtswesen kann für unterschiedliche Empfänger von Bedeutung sein. Dementsprechend hängt die Auswahl der Kenngrößen immer davon ab, wer diesen Report erhalten wird.
Zum einen freuen sich natürlich die Banken, wenn Sie ihnen auf die Schnelle sämtliche relevanten Informationen liefern können, die sie benötigen um Ihre Kreditlinie festzulegen, oder um Projekte zu finanzieren.
Zum anderen interessieren sich natürlich auch Behörden oder der Betriebsrat für gewisse wirtschaftliche Sachverhalte.
Am wichtigsten sind aber interne Zwecke. Zum Beispiel kann mit einer entsprechenden Datenbasis ein Reporting Tool für die Planung der Liquidität erstellt werden. Zudem lassen sich Analysen innerhalb des Unternehmens erstellen. Mit ihrer Hilfe werden interessante Erkenntnisse gewonnen:
- Warum eine Filiale mit weniger Umsatz einen höheren Gewinn erzielt als eine andere?
- Warum eine Kostenstelle mehr Ressourcen braucht als eine andere?
- Welches Verkäuferteam die meisten Umsätze erzielt?
- Warum eine Fabrik viel höhere Stromkosten hat als eine nahezu identische wo anders?
- Warum die Konkurrenz bei ähnlichem Umsatz wesentlich mehr Gewinn erzielt?
- usw.
Gerade solche Benchmarking-Analysen mit internen und externen Bereichen liefern immer interessante Informationen darüber, wie Verbesserungen angestoßen werden können.
Wie lässt sich ein Reporting System am besten etablieren?
Vor allem in kleinen Firmen wird häufig Excel genutzt, um das Controlling zu etablieren. Diese Software ist ohnehin als Standard-Programm im MS Office enthalten. Sie ist super einfach zu bedienen und bietet die Möglichkeit sowohl komplexe Auswertungen als auch Ad-Hoc-Analysen zu zaubern. Selbst in Großunternehmen und Konzernen behilft sich das Controlling dieses Programms. Die Anwendung ist intuitiv und leicht zu lernen, erfordert also keine allzu lange Schulung. Wer Hilfe braucht, der kann im Web schnell eine Antwort auf jedes Problem erhalten. Besonders vorteilhaft ist, dass Excel Diagramme jeglicher Form zur Verfügung stellt. Was für die Visualisierung der Daten-Basis ungeheuer hilfreich ist. Das funktioniert so weit ganz gut. Problem von Excel ist nur, dass es keine Datenbasis enthält. Man muss erst Daten irgendwoher importieren, um sie zu verarbeiten. Fehlt diese, ist es nutzlos.
Großunternehmen setzen daher hauptsächlich auf ERP Software wie SAP, Oracle oder Navision. Denn mit SAP und Co. lassen sich die Daten aus sämtlichen Unternehmensbereichen an einem Ort zusammenführen. Buchhaltung, Einkauf, HR, Logistik – sie alle füttern SAP mit ihren Transaktionen. Jede einzelne Transaktion lässt sich dadurch hinsichtlich unzähliger Parameter auswerten.
Speziell für die Datenanalyse haben solche ERP-Werkzeuge besondere BI-Tools = Business Intelligence Tools. Das sind Oberflächen, die extra für Data Analytics Vorgänge erstellt wurden. Dort kann sich jeder Anwender eine Art Dashboard erstellen mit den Berichten und die für seinen Bereich relevanten Kennzahlen für die Analyse abrufen. Gespeist werden die Tabellen und Berichte aus der Datenbank der ERP Software. Alternativ dazu können sie in Excel exportiert werden.
Fazit
Analyse ist die Basis für wichtige Erkenntnisse, welche die eigene Geschäftstätigkeit betreffen. Jedes Management sollte für die unterschiedlichsten Bereiche passende Reportings anfertigen lassen, um Verschwendung zu vermeiden und Verbesserungen in die Wege leiten zu können.
